Cómo ahorrar tiempo y dinero con la regla del 80/20 [Ley Pareto]

¿Qué es la regla del 80/20?

Este año, entre todos los principios y metodologías de trabajo que aprendí, hubo uno que me llamo bastante la atención llamado el principio de Pareto. Joseph M. Juran, experto gestor de controles de calidad, formulo esta regla basándose en las observaciones de Vilfredo Pareto, un economista italiano que señalo que el 20% de la población tiene el 80% de la riqueza.

Esta regla básicamente dice que el 80% de los resultados provienen del 20% de las causas.

Esta norma, no habla de números exactos, ni de números concretos, se refiere a un patrón matemático que señala que aproximadamente 80% de las cosas provienen de apróximadamente el 20% de los esfuerzos, causas o acciones. El 80 es la consecuencia del 20. Es de vital importancia entender para su aplicación que los números son aproximados, pero que aun así, sin ser exactos marcan un patrón. 

Por qué el principio de Pareto nos puede ayudar.

Esta tendencia matemática, una vez que se conoce, se entiende y se asimila, es de gran ayuda para gestionar nuestra rutina, forma de trabajo y proyectos. Nos proporciona una guía muy buena para hacer filtros de calidad y por poder quedarnos con aquellas cosas que realmente nos proporcionan valor.

Esta tendencia marca un equilibrio constante que ayuda a cambiar la regla de medir a la hora de valorar inversiones y esfuerzos. Hay que tener en cuenta que los esfuerzos e inversiones se suelen medir por tiempo y dinero. La ley Pareto nos invita a medir los esfuerzos por resultados claros y tangibles, para que el tiempo y dinero invertido no nos engañen. No por mucho invertir tiempo y esfuerzo en un proyecto, el resultado sera mejor. Es mejor trabajar de manera optima y eficiente que trabajar duro y a todas horas.

Esta perspectiva que ofrece la ley del 80/20 no siempre es bien acogida, ya que muchas veces muestra realidades que no gustan, como que el 80% de la riqueza del mundo la tiene el 20% de la población. Los mayores retractores de este principio señalan que es una regla injusta. No obstante este principio, como bien dije antes no es una regla exacta, si no un patrón, una tendencia matemática que invita al equilibrio, por tanto carece de moral. Si entendemos que los números no entienden de moral, que no es una ley exacta y la perspectiva que nos ofrece, tenemos ante nosotros una poderosa herramienta de gestión.

Uso practico del principio de Pareto.

Si aplicamos en nuestros proyectos, trabajo y vida este principio tendremos importantes consecuencias. Sentarse, analizar y descubrir cual es el 20% de nuestra vida que nos proporciona el 80% de nuestros éxitos, nos ayuda a tener una mentalidad kaizen que nos empuje a la mejora continua.

• Post relacionado: Cómo conseguir la mejora continua en nuestros proyectos [Método Kaizen]

A continuación os pongo unos ejemplos prácticos de como aplicar esta tendencia en vuestro día a día, para que podáis tener una nueva perspectiva a la hora de volcar vuestros esfuerzos en nuevas iniciativas.

• Especializarte en un publico concreto.
• Muchas veces cuando queremos crear una marca personal o dar vida a un proyecto, intentamos llegar al mayor numero de gente posible. Esto amplia nuestro rango de acción pero no nos permite centrarnos en la gente que de verdad nos importa. En vez de atacar a todo el mundo debemos centrarnos en ese 20% que si le interesa nuestras propuestas de valor. Ese 20% sera el que invierta su tiempo, dinero y esfuerzos en nosotros. Piensa que si atacas a todo el mundo por igual en tus campañas y trabajos, estarás llegando a un montón de gente que no le importa lo que estas haciendo. Busca a ese 20% de tu total que si le importas, ya que esos son los que probablemente te estén dando la mayor parte de tus beneficios. Si te centras solo en esa gente les darás propuestas mas estables (acordes a su demanda) y por tanto conseguirás una mejor calidad, un compromiso con tus seguidores mas estables y una mejoraras tus propuestas de valor.
• Aumentar ingresos
• A la hora de hacer balances en tus proyectos o empresa ha de estudiarse de donde provienen los principales focos de ingresos. Es muy probable que aquellas cosas que te dan el 80% de tus beneficios, solo provengan del 20% de tus esfuerzas. Piensa en todas las cosas que haces en el día a día para que tus ideas avancen y sean lucrativas, y que porcentaje ocupa lo que de verdad te da ingresos. Si el 80% de tus esfuerzos no te da la mayoría de los beneficios, es buena idea plantearse una reforma o la eliminación por completo de estos esfuerzos. De esta forma se estará optimizando el dinero y tiempo invertido aumentando los beneficios.
• La educación autodidacta.
• Cuando emprendemos la aventura que supone formarnos de manera autodidacta, nos encontramos con que existe un montón de información en el mundo respecto a los temas que nos interesan. Es importante que localicemos con rapidez cual es ese 20% de toda esa información, que es capaz de darnos el 80% del conocimiento útil que necesitamos para avanzar. Es la única manera de poder centrarnos en lo que nos importa, ahorrándonos dinero y tiempo en cursos y libros que no nos importan.
• La gestión de nuestro tiempo
• Si estamos invirtiendo el 80% de nuestro tiempo en cosas que no nos ayudan a desarrollarnos, estar contentos o crecer como personas, es que tenemos un problema. Y aunque gastemos nuestro 80% en cosas que nos resultan verdaderamente provechosas, siempre podemos aplicar este filtro para especializarnos en lo que nos esta dando resultandos más útiles y beneficiosos. 
• Los problemas cotidianos. 
• Si piensas en la gente que te rodea probablemente se te ocurran una o dos personas que su día a día es un drama continuo. Si pensamos en ellos podemos ver que el 80% de sus problemas diarios, y que ocupan casi toda su atención, son dramas insulsos e insustanciales, que debido a su falta de perspectiva ganan peso en sus vidas. Es bueno poder ver esta diferencia entre dramas y problemas, ya que los problemas de verdad solo suelen ser 20% de los que tenemos a diario.
• Ahorrar dinero
• Ya comente más de una vez en este blog que la mejor manera de ahorrar dinero es no siendo un cutre. Una forma realmente buena es localizar el 20% de nuestras acciones que producen el 80% de nuestros gastos no obligados y vitales. En ese 20% es donde debemos recortar para ahorrar dinero.
• Control de residuos
• Si queremos generar menos residuos y por tanto tener una vida más limpia debemos localizar el 20% que genera una cantidad desproporcionada de residuos para poder optimizar su uso, y por tanto reducir los desperdicios. 
• Mejora de calidad
• En nuestra vida, trabajo y aficiones. Siempre piensa cual es ese 20% que te da el 80% de tus éxitos y alegrías. Es allí donde debes concentrarte siempre. 

Qué pasa cuando el principio de Pareto no funciona

La verdad es que cuando se estudia y aplica esta norma, se tiende a verla como una verdad universal. Una especie de ley divina que equilibra siempre el universo, pero la verdad es que muchas veces falla. Como dije antes 80/20 no es una proporción exacta. Si que es cierto que existe una tendencia de aproximación muy cercana y que es una tendencia, pero muchas veces la ley Pareto nos da resultados que son 70/ o 90/10. Muchas veces incluso ni siquiera da una proporción que al sumarla de como resultado 100. Debemos ser conscientes que esto no solo es una verdad universal, si no que ademas el 80/20 es una medida arbitraria escogida en honor a un economista, cuya única función es marcar una tendencia matemática a la hora de hacer controles de calidad y trabajos de gestión.

Este principio hay que tomarlo como lo que es: una herramienta más para poder gestionar y trabajar con mayor calidad. No es una verdad universal ni nada por el estilo. Es una norma que nos recuerda que la regla para medir nuestros esfuerzos debe ser en base a los resultados que obtenemos y no al dinero, tiempo o cariño que dedicamos.